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12/20 () 10:30~

エクセルの「考え方」入門(文字データ加工 編)

過去, 秋葉原スタジオ, イベント

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エクセルを使いこなす「思考」を身につけよう

この勉強会に参加すると、次のようなメリットが得られます。
excelseminaricon2
  • エクセルの関数・機能をどのように使えばいいかが、
    本に頼らないでも、自分で考えられるようになります
    「本に書いてないから、わからない」という発想が消え去ります
  • 「エクセルの関数がたくさんありすぎて、どれを選べばいいかわからない」という悩みから解放されます
    (事務作業ならば、関数は約20個も覚えておけば十分です)
  • 関数の「入れ子」への苦手意識がなくなります
  • エクセルを使いこなしている人の「ひらめき」の正体がわかります
    (ほとんどの場合は、ひらめきではなく、汎用的な方法を当てはめているだけです)
  • エクセルの本には書かれていない、
    エクセルを使いこなすための「思考」がわかります
 

「答え」しか教えてくれない本なんて役に立たない

本やパソコン教室では、
多くの場合、
「・・・をするためには、・・・という計算式を入れましょう」

というように
「特定の問題」に対する「答え」を教えてくれます。

「当たり前だろ!」と思うでしょうが、
実は、これが諸悪の根源です。

本やパソコン教室は、
答え「だけ」しか教えてくれないからダメなんです。


確かに「答え」は、
目の前に「全く同じ問題」があれば、役立ちます。

でも、
「答え」しか知らないと「他の問題に使えない」のです。

例えて言えば、
「答えの丸暗記だけで、数学の定期テストに臨んだ状態」
とでもいうのでしょうか?

全く同じ「問題」が出るならば、丸暗記で対応ができます。
でも、少しでも違う「問題」が出てしまうと、
どうすることもできないですよね?

同じように、
エクセルを本当に使いこなしたい、と思うのであれば、
「答えの丸暗記」では、役に立ちません。

エクセルを使いこなすのであれば、
「答え」を学ぶのではなく、

その答えに到達するまでの
「考え方」を知る必要があるのです。


そこで、今回は、
エクセルを使っていると、
よく出てくる「文字データの加工」に的を絞って、
「考え方」の解説をしていきたいと思います。

 

「文字データの加工」って何?

今回のテーマにしようと思っている、
「文字データの加工」の例としては、次のようなものがあります。
  1. 郵便場号「012-3456」から、
    「0123456」というデータに加工したい
  2. 逆に「0123456」から、
    「0123-456」という形に加工したい
  3. 「山田」「太郎」という姓・名で分かれているデータを
    「山田 太郎」というようにくっつけたい
  4. 逆に「山田 太郎」というデータから、
    「山田」という名字の部分だけを取り出したい
  5. 「山田,太郎,・・・・」という「カンマ」で区切られたデータから、
    「山田」「太郎」という部分をそれぞれ取り出したい
  6. 「H.27/10/1」というデータから、
    「27」「10」「1」という「年月日」の情報を取り出したい
  7. 「12」という数字を
    「00012」というように「前に0を埋めた」形に加工したい
  8. 「2015」「9」「1」というデータから、
    「201509」というような形(=年4桁、月2桁)のデータを作りたい
  9. 住所のデータから
    都道府県名を抽出したい
これらは、
全て「文字データの加工」の例です。

 

どんな関数を使えばできるのか、全然わからない!

上で書いた9つの例。

エクセル初心者の人からすると、
「どんな関数を使ったらできるのか、さっぱりわからない!」

という印象をお持ちになるかもしれません。

でも、
これらの処理は、
「ごく少数の」「決まり切った」「特定の関数」を使うだけで、処理ができます。


例えば、
上の1~8までの例は、

◆left
◆mid
◆right
◆find
◆concatenate

の5つの関数と四則演算を組み合わせるだけで処理ができます。

9の例については、
上の5つの関数だけでは無理なのですが、
「if関数」を加えた6つの関数を組み合わせると、処理ができます。

実は、
上で書いた例だけではなく、
文字データを加工する、という処理の多くは、

今書いた5つ(あるいは6つ)の関数があれば、
解決することがほとんどなのです。


 

むやみに覚える関数の「数」を増やしても意味がない!

残念な事に、
方向性を間違えてしまっている方が多いのですが、

エクセルを使いこなすためには、
覚える関数の「数」を増やしても役に立ちません。


例えば、
本屋さんに行くと、
「エクセルの関数大百科」みたいな本があふれていますが、

その本を読んだだけでは、
エクセルを使いこなせるようにならないですよね?

エクセルを使いこなすために、
学ぶべきポイントは「関数の数」ではないのです。

 

関数の「使い方」を「実際に」考えないとダメ

エクセルを本当に使いこなしたいのならば、
真っ先に、学ばないといけないのは、

関数を使うときの「考え方」です。

どの関数と、どの関数を、
どのように組み合わせると、
どういう処理ができるのか?

これを、
実際に「考えてみる」ことが何よりも重要です。

そして、
この「考える」という作業をするためには、
「使う関数」を絞り込んでおいたほうが良いのです。

 

関数を絞り込んだほうが悩まないで済みます

なぜなら、
関数を絞り込む事で、
選択肢が少なくなり、
かえって迷わなくなるからです。

「関数50個の中から選べ」と言われるのと、
「関数 5個の中から選べ」と言われるのでは、

後者の「5個から選ぶ」ほうが、明らかに楽ですよね?

ですから、
エクセル初心者であればあるほど、
まずは、使う関数の「数」を極限まで絞り込んだほうがいいのです。


 

それでも関数をたくさん知りたいのなら止めません。でも、、、

厳しい言い方ですが、

この「関数の数を絞り込もう」という発想が持てない限り、
本当の意味でエクセルが使いこなせるようにはなりません。


慣れないうちに、大量の関数を与えられてしまうと、
関数の数が多すぎて、どれを使えばいいか迷ってしまうからです。

しかも、
関数を「選ぶ」ことだけに頭を使ってしまい、
関数を「どう使うか」に頭が回らないので、

エクセルの本に書かれたことしかできない「残念な人」
になってしまいがちです。


関数の数を追うのは、慣れてからでも遅くはありません。

まずは、
たった5つの関数だけでも、
これだけ多くのことができるんだ、、ということを
実際に体験してみてください。

 

この勉強会でやること

今回の勉強会では、
「自分の頭で考える」ための「考え方」をお伝えしたいと思います。

そのために、
今回の勉強会では、次のようなことを行います。

◆A)「文字データの加工」に使う関数5つの「基礎的な使い方」を知る

関数の「上手な使い方」を考えるための大前提として、
関数を「普通に使える」必要があります。


ということで、最初に、
上で書いた5つの関数(left,mid,right,find,concatenate)の
「基礎的な」使い方を説明して、

これらの関数を「単独で」使えるようになってもらいます。

ノコギリを使ったこともない状態で、
「上手に木を切るためにはどうしたらいいか」を教えても仕方がないので、

まずは、
「普通にノコギリを使えるようになろう」、ということです。

ここまでは、
エクセルの本に書かれている内容と、それほど変わりません。

◆B)これらの関数を「組み合わせて」どういうことができるのか体験をしてもらう

次に、
この5つの関数を、
「どう組み合わせるのか」「組み合わせたら何ができるのか」

実際に体験をして頂こうと思います。

冒頭で書いた例でいくと、

最後の「9.」以外の、
「1.」~「8.」までの部分にあたります。

この8つの例は、
この5つの関数を「組み合わせる」だけで、
「実現できる」のですが、

それを、実際に体験して頂こうと思います。

この部分については、

誰かに「教わる」というよりも、

「あなた」自身が、「自分の頭で考える」時間を持つことが
何より重要だと思っています
ので、

時間をかけて、あなたに考えて頂こうと思います。

◆C)「住所のデータから都道府県名を抽出したい」という問題を解説する

最後に、
「住所のデータから都道府県名を抽出したい」
という問題の解説をします。

ネタばらしをしてしまうと、

この問題について、
とある本では、下記のような解説がされています。
(問題)
「A2セルに住所が入っている。そのうち、都道府県の部分だけを抽出してB2セルに表示させたい。どうすればいいか?」
(答え)
次の計算式をB2セルに入れると、都道府県の部分だけが表示されます。
「=if(mid(A2,4,1)=”県”,left(A2,4),left(A2,3))」4文字目の都道府県は「○○○県」という形しかないから、
4文字目が「県」なら、最初の4文字。
そうでない場合は、最初の3文字を取り出せば
都道府県の部分だけを、表示できます。
「なんで、こんなことを思いつけるんだろう?」
「やっぱり、天才は違うんだな、、、」

なんて思われるかもしれませんが。

解説を聞いて頂ければ、
決して、
天才的なひらめきに頼っているのではなく、


地道に考えを積み上げて、この答えに行き着いているのだ、
ということを感じて頂けるのではないか、と思います。

 

最後に注意事項です。

今回の勉強会は、普通のエクセルの勉強会とは違います。

◆全員で、エクセルを操作する、といったことは「やりません」。

◆「考え方」を学ぶのが趣旨ですので、紙と鉛筆での作業が中心となります。

◆パソコンは、あってもいいですが、無くても支障はありません。

繰り返しになりますが、
「関数の使い方」の勉強会なのですが、エクセルは使いません。

というのは、

初心者がエクセルを使うと、
どうしても、エクセルの操作に意識がいってしまい、

本当に考えて欲しい、
関数の「意味」「役割」にまで頭が回りにくくなってしまうからです。

「考え方」を学ぶことに集中するために、敢えてエクセルは使いません。

今回、お伝えする話が理解できなければ、
エクセル本の計算式のコピペから抜け出せない

といっても過言ではないほどの、重要な基本的な内容をお伝えする予定です。

エクセルを本気で使えるようになりたい、という方は、
ぜひ、参加してみてください!

 

講師紹介

公認会計士・税理士
羽毛田 睦土(はけた まこと)

対象者

エクセルの本を読んだり、パソコン教室に通ったことはあるが、
エクセルの関数・計算式を使いこなしている自信がない人

開講日時

12/20 ( 日 ) 10:30~12:30

会場

勉強カフェ秋葉原スタジオ
定員 : 8名様(最小開催人数 1名様)

料金

勉強カフェ会員様 : 無料
ビジター様 : 1,080円(税込)

※コミュニティユース会員の方は、当月2回目以降は一般料金になります
※お支払いは店頭にてお願いいたします。

その他注意事項

■持ち物
筆記用具
パソコンは「不要」ですが、お持ち頂いてもかまいません

■キャンセル規定
3日前まで:無料
2日前〜前日:受講料の50%を請求させていただきます。
当日:受講料の100%を請求させていただきます。

■お問い合わせ
当講座に関するお問い合わせはこちらまでお願いします。
勉強カフェ秋葉原スタジオ
TEL: 03-6803-2839
Mail: akihabara[ at ]benkyo-cafe.net
お手数ですが[at]を@に変更して下さい

 


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